Zálohové faktury

Intuitivní návod pro tvorbu zálohových faktur.

Obecné

V předchozí části návodu jsme popsali, jak v Siesta Extranetu evidovat faktury za přijaté platby. Nyní popíšeme, jak v Siesta Extranetu spravovat zálohy. Spravování záloh je minimálně o řád složitější, než evidence faktur. Proto, pokud ve Vašem zařízení pracujete se zálohami, doporučujeme se nejdříve detailně seznámit s fungováním běžných faktur za přijaté platby a teprve poté se učit evidovat zálohy. Jinak se může stát, že návod pro práci se zálohovými fakturami pro Vás bude příliš obtížný.

Zálohová platba

Pokud chcete od hosta vybrat zálohu za rezervaci, stačí nyní provést několik jednoduchých kroků.

Na účtu rezervace si vytvořte položku za ubytování (pokud ještě není vytvořena), případně další položky, za které chcete vybrat zálohu od hosta.

Na účtu rezervace klikněte na tlačítko “Přidat zálohu”, které otevře dialogové okno Přidání zálohy.

V dialogovém okně pro přidání zálohy:

Vyberte položky, na které chcete vystavit zálohu.

Nastavte požadovanou výši zálohy. Při nastavování výše zálohy máte na výběr ze dvou způsobů - buď zvolit výši zálohy v % z původních položek, nebo zvolit vlastní výši (tato možnost je dostupná pouze při sloučení položek do jedné zálohy). Také můžete zvolit možnost sloučit všechny položky, na které chcete vystavit zálohu, do jedné hromadné zálohy.

Jakmile jste s nastavením spokojeni, klikněte na uložit. Záloha se eviduje na účtě zvlášť v tabulce “Zálohy”.

Jakmile máte připravené položky zálohy, na které chcete vystavit fakturu, stačí na účtě kliknout na tlačítko “Zálohová faktura”. Zde je již postup identický s vytvářením ostatních typů dokladů s tím rozdílem, že jako typ dokladu je automaticky zvolena zálohová faktura a nelze to nijak změnit.

Vystavenou zálohovou fakturu zašleme hostovi.

Po uhrazení zálohové faktury hostem si zobrazíme účet rezervace, kde snadno dohledáme zálohovou fakturu. Zálohové faktuře nastavíme datum uhrazení přes tlačítko uhradit. Tím vznikne daňový doklad, který bychom hostovi měli správně zaslat jako doklad o provedení transakce, ale především doklad slouží pro vaše účetní.

Poté, co host přijede a odbydlí, místo tlačítka faktura zvolíme tlačítko “Konečná faktura”. Tento krok je nutný! Protože systém automaticky zpracuje všechny předchozí transakce a vystaví hostovi doklad správným způsobem -> tedy bude tam uvedena původní cena rezervace (aj. služeb), bude tam vyúčtování zálohy a konečný doplatek. Pokud u hosta, kterému jste vystavili zálohovou fakturu, zvolíte tlačítko fakturace, musíte si sami ohlídat, aby doklad splňoval všechny zákonné požadavky!

Uhrazení zálohové faktury

Jakmile nám host zálohovou fakturu proplatí, je dobré co nejdříve nastavit uhrazení zálohové faktury i v Siesta Extranetu.

Pro uhrazení faktur je nejrychlejší opět najít rezervaci hosta a na detailu účtu nebo přímo v sekci faktur si zobrazit detail faktury. Na detailu faktury je tlačítko “uhradit” na které klikneme.

Tlačítko uhradit vyvolá vyskakovací okno, do kterého zadáme datum uhrazení a uložíme - tím je zálohová faktura uhrazena. V ten samý moment se automaticky vytvoří i daňový doklad, který má stejné parametry, jako zálohová faktura a je se zálohovou fakturou spojený. Daňový doklad by se měl co nejdříve zaslat hostovi jako potvrzení o přijetí platby. Daňový doklad se zobrazuje v přehledu dokladů na detailu účtu (kde na něj lze kliknout a zobrazit si detail daňového dokladu) a zároveň na zálohové faktuře je tlačítko “přejít na daňový doklad”, čímž si zobrazíte detail daňového dokladu.

Pro náš příklad vypadá daňový doklad takto:

Protože rezervace nyní kromě naúčtované položky za ubytování nově obsahuje i platbu, změnil se stav účtu na detailu rezervace a zároveň má rezervace v kalendáři žlutou ikonu, která označuje částečně uhrazenou rezervaci.

Doplatek zbývající ceny za pobyt

V našem příkladu jsme vystavili zálohovou fakturu, kterou jsem zaslali hostovi. Host zálohovou fakturu zaplatil a my tak uhradili zálohovou fakturu, čímž automaticky vznikl daňový doklad, který jsme hostovi opět zaslali jako potvrzení o přijetí zálohy. Nyní host ukončuje pobyt a na recepci chce uhradit hotově zbylou část smluvené ceny za ubytování. Ukažme si, jak to provést v Siesta Extranetu.

Nejprve si zobrazíme účet hosta u rezervace. Na ten přidáme novou položku - říkejme jí třeba “vyúčtování zálohy”. Tato položka bude mít téměř stejnou hodnotu, jako již existují položka “záloha za rezervaci ubytování” s jedním podstatným rozdílem - místo kladné hodnoty, to bude hodnota záporná. Tedy v našem příkladu místo +1000 Kč to bude -1000 Kč, viz obrázek:

Nyní již jen stačí kliknout na tlačítko fakturace, které nás přenese na již starou dobrou známou obrazovku pro tvorbu nové faktury. Ta naše vypadá takto a protože i typ platby je správně nastaven na hotovost, není potřeba fakturu dále upravovat.

Předplatba

Pokud obdržíte z Booking.com nebo jiného prodejního kanálu nestornovatelnou rezervaci, za kterou chcete vybrat peníze, můžete zvolit funkci předplatba. Důvodem ke vzniku této funkce je skutečnost, že pokud je provozovatelem hotelu právnická osoba, tak:

1. DPH (daň z přidané hodnoty) platí zařízení už v okamžiku, kdy dostane peníze za rezervaci

2. Daň z příjmu platí zařízení až v okamžiku, kdy je rezervace odbydlena (tedy klidně o rok později)

Kvůli tomuto časovému rozlišení jsme připravili funkci přeplatby.

Postup vytvoření přetplatby

Přijde nová rezervace z prodejního kanálu. Tyto rezervace již mají vytvořený účet a položku za ubytovací služby. V tomto stavu můžeme buď okamžitě pokračovat v předplatbě, nebo si účet upravíme dle potřeby (např. rozdělíme položku ubytování na položku snídaně a ubytování).

Kliknutím na tlačítko “Přidat zálohu” zvolíme, na které položky na účtě chceme připravit předplatbu. Položky necháváme v původní výši a jen uložíme.

Stáhneme peníze z platební karty přes terminál. Pokud se to nepodaří, dále nepokračujeme a pouze ohlásíme nevalidní platební kartu (pro kanál Booking.com lze přímo ze Siesta Extranetu, u ostatních je potřeba přihlásit se přímo do uživatelského rozhraní daného kanálu) a dál nepokračujeme. Pouze pokud se peníze z kreditní karty podařilo úspěšně stáhnout, pokračujeme dále.

Klikneme na tlačítko “Předplatba”, které funguje stejně jako tlačítko fakturace až na pár drobných rozdílů. Typ dokladu u předplatby je automaticky daňový a nelze měnit. Automaticky se volí i číselná řada dokladu a výchozím typem platby je platební karta. Jakmile máme doklad připraven, uložíme. Doklad můžeme zaslat hostovi, nebo si jej jen uchováme pro účetní.

Jakmile host přijede a odbydlí pobyt, tak mu vystavujeme doklad přes tlačítko “Konečná faktura”. Siesta Extranet opět automaticky nastaví všechny potřebné parametry položek tak, jak to ukládá zákon. Dokladu jen upravíme hlavičku dle potřeby a můžeme uložit a vytisknout hostovi. Pokud budete vystavovat doklad přes tlačítko fakturace, musíte si vše ohlídat sami!

Při dodržení tohoto postupu bude z účetního reportu snadno poznatelné, z jakých položek se platí DPH a ze kterých se platí daň z příjmu.