Účet hosta u rezervace

Obecné

Základním stavebním kamenem fakturace je účet hosta (nebo hostů) u rezervace. U rezervace může být dokonce více než jeden účet. Než se pustíte do vystavování dokladů hostovi, doporučujeme se nejdříve seznámit s fungováním účtů v Siesta Extranetu.

U rezervací přijatých z online prodejních kanálů (Booking.com, Expedia aj.) budete mít vždy automaticky vytvořen alespoň jeden účet. Na tomto účtu bude jedna položka s cenou za celou rezervaci nebo více položek podle toho z jakého prodejního kanálu rezervace přišla. Položka má většinou název "Ubytování".

U rezervací, které jste vytvořili v Siesta Extranetu ručně, je potřeba účet nejdříve vytvořit. Ukažme si jak na to.

Vytvoření účtu

1. Účet vytvoříte na detailu rezervace pomocí tlačítka “Přidat účet”, které se nachází na spodní liště.

1. Účet pojmenujeme a povinně přiřadíme měnu k účtu. Účet můžeme přiřadit ke konkrétnímu pokoji nebo hostu. Následně účet uložíme pomocí ikonky "Diskety".

Spárování účtu

Jakmile účet vytvoříme a uložíme, je ihned vidět na detailu rezervace. Pokud máte nahrané ceny v managementu prodeje bude na účtě vidět i příslušná částka za ubytování. Pokud ceny nahrané nemáme bude účet prázdný. Abychom s účtem mohli pracovat, stačí do něj kliknout.

Účet hosta

Účet hosta si pro lepší přehled můžeme rozdělit na několik částí.

V horní části vidíme Měna - Měna účtu, ve které se hostovi účtují platby. Položky celkem - Celková hodnota všech naúčtovaných částek hostovi. Platby celkem - Celková hodnota všech plateb provedenených hostem. Celkem - Celkový stav účtu hosta. Pokud je nulový, host Vašemu zařízení nic nedluží.

Ve střední části účtu vidíme vedle nápisu Položky tlačítko Fakturace - tlačítko pro vystavení dokladu. Pokud host nemá žádné dlužné částky v tabulce položek, nelze toto tlačítko použít. Hned vedle fakturace můžeme Přidat zálohu pokud to situace vyžaduje.

Pod fakturací je tabulka Položky - slouží k evidenci částek naúčtovaných hostovi za využívání služeb ubytovacího zařízení. V okamžiku vystavení faktury se v políčku "Ostatní" se zobrazí číslo faktury, na které byla položka vyfakturována.

Tabulka Platby - slouží pro evidenci částek, které host již uhradil. V políčku "Směnný kurz" je zobrazen kurz plateb, pokud je platba ve stejné měně jako je měna účtu, bude hodnota směnného účtu vždy 1,00. Pokud však host platí v jiné měně, než je měna účtu, můžete si sami zvolit libovolný kurz mezi měnou účtu a měnou platby. Kurz, který jste nakonec pro platbu použili se zde zobrazí. U plateb s již existujícím dokladem nelze kurz změnit. V políčku "Ostatní" se zobrazí číslo faktury, která byla vystavena hostovi jako doklad o zaplacení.

V další části účtu vidíme Faktury - této části jsou zobrazeny všechny doklady, které byly k danému účtu vystaveny. Platné, stornované, opravné daňové doklady, konečně faktury atd.

Poslední částí účtu je část Zálohy - vidíme zde tabulku všech záloh. Můžete vytvořit zálohovou fakturu (v případě, že máme přidanou výši zálohy).

Část týkající se vytvoření zálohy a zálohové faktury je podrobně popsána v následující sekci:

Nyní pár slov k tomu, jak účet hosta funguje.

Jak už jsme si vysvětlili účet hosta je mimo jiné rozdělen do dvou tabulek - jedna pro evidenci položek, které jsou hostovi naúčtovány, druhá pro evidenci plateb. Obě tabulky mají stejná ovládání, které je popsáno v další části manuálu.

Klíčové je pamatovat si princip, na jakém obě tabulky fungují a který je stejný jako v účetnictví.

Všechny zápisy v tabulce Položek jsou dlužné částky hosta. Dokud v tabulce Platby nejsou zaevidovány zápisy o stejné hodnotě jako v tabulce Položek, tak je celkový stav účtu hosta záporný > host Vám dluží peníze. Cílem tedy je, aby hodnota všech záznamů v tabulce Položek byla rovna hodnotě všech záznamů v tabulce Plateb.

Další důležitá věc souvisí s měnou účtu. Záznamy v tabulce Položek mají vždy měnu účtu -> hostovi tedy nelze služby hotelu účtovat jinak, než v měně účtu. Ale pro tabulku plateb toto neplatí. Host Vám může zaplatit v libovolné měně jak můžete vidět na příkladu níže.

Ovládací prvky tabulky Položky a Platby

Obě tabulky mají stejné ovládací prvky.

Tlačítko + slouží k přidávání záznamů, ikona odpadkového koše pro mazání záznamů a tlačítko s tužkou pro úpravu záznamů. Aby záznam šel smazat nebo upravit, je potřeba nejdříve v libovolném místě označit daný záznam. Zvolený záznam se zvýrazní zeleně jako na obrázku což nám indikuje, že ho můžeme upravovat.