Účet hosta u rezervace
Vysvětlený proces vytvoření účtu hosta u rezervace
Last updated
Vysvětlený proces vytvoření účtu hosta u rezervace
Last updated
Základním stavebním kamenem fakturace je účet hosta (nebo hostů) u rezervace. U rezervace může být dokonce více než jeden účet. Než se pustíte do vystavování dokladů hostovi, doporučujeme se nejdříve seznámit s fungováním účtů v Siesta Extranetu.
U rezervací přijatých z online prodejních kanálů (Booking.com, Expedia aj.) budete mít vždy automaticky vytvořen alespoň jeden účet. Na tomto účtu bude jedna položka s cenou za celou rezervaci nebo více položek podle toho z jakého prodejního kanálu rezervace přišla. Položka má většinou název "Ubytování".
U rezervací, které jste vytvořili v Siesta Extranetu ručně, je potřeba účet nejdříve vytvořit. Ukažme si jak na to.
Účet vytvoříte na detailu rezervace pomocí tlačítka “Přidat účet”, které se nachází na spodní liště.
Účet pojmenujeme a povinně přiřadíme měnu k účtu. Účet můžeme přiřadit ke konkrétnímu pokoji nebo hostu. Následně účet uložíme pomocí ikonky "Diskety".
Jakmile účet vytvoříme a uložíme, je ihned vidět na detailu rezervace. Pokud máte nahrané ceny v managementu prodeje bude na účtě vidět i příslušná částka za ubytování. Pokud ceny nahrané nemáme bude účet prázdný. Abychom s účtem mohli pracovat, stačí do něj kliknout.
Účet hosta si pro lepší přehled můžeme rozdělit na několik částí.
V horní části vidíme Měna - Měna účtu, ve které se hostovi účtují platby. Položky celkem - Celková hodnota všech naúčtovaných částek hostovi. Platby celkem - Celková hodnota všech plateb provedenených hostem. Celkem - Celkový stav účtu hosta. Pokud je nulový, host Vašemu zařízení nic nedluží.
Ve střední části účtu vidíme vedle nápisu Položky tlačítko Fakturace - tlačítko pro vystavení dokladu. Pokud host nemá žádné dlužné částky v tabulce položek, nelze toto tlačítko použít. Hned vedle fakturace můžeme Přidat zálohu pokud to situace vyžaduje.
Pod fakturací je tabulka Položky - slouží k evidenci částek naúčtovaných hostovi za využívání služeb ubytovacího zařízení. V okamžiku vystavení faktury se v políčku "Ostatní" se zobrazí číslo faktury, na které byla položka vyfakturována.
Tabulka Platby - slouží pro evidenci částek, které host již uhradil. V políčku "Směnný kurz" je zobrazen kurz plateb, pokud je platba ve stejné měně jako je měna účtu, bude hodnota směnného účtu vždy 1,00. Pokud však host platí v jiné měně, než je měna účtu, můžete si sami zvolit libovolný kurz mezi měnou účtu a měnou platby. Kurz, který jste nakonec pro platbu použili se zde zobrazí. U plateb s již existujícím dokladem nelze kurz změnit. V políčku "Ostatní" se zobrazí číslo faktury, která byla vystavena hostovi jako doklad o zaplacení.
V další části účtu vidíme Faktury - této části jsou zobrazeny všechny doklady, které byly k danému účtu vystaveny. Platné, stornované, opravné daňové doklady, konečně faktury atd.
Poslední částí účtu je část Zálohy - vidíme zde tabulku všech záloh. Můžete vytvořit zálohovou fakturu (v případě, že máme přidanou výši zálohy).
Část týkající se vytvoření zálohy a zálohové faktury je podrobně popsána v následující sekci:
Jak už jsme si vysvětlili účet hosta je mimo jiné rozdělen do dvou tabulek - jedna pro evidenci položek, které jsou hostovi naúčtovány, druhá pro evidenci plateb. Obě tabulky mají stejná ovládání, které je popsáno v další části manuálu.
Klíčové je pamatovat si princip, na jakém obě tabulky fungují a který je stejný jako v účetnictví.
Všechny zápisy v tabulce Položek jsou dlužné částky hosta. Dokud v tabulce Platby nejsou zaevidovány zápisy o stejné hodnotě jako v tabulce Položek, tak je celkový stav účtu hosta záporný > host Vám dluží peníze. Cílem tedy je, aby hodnota všech záznamů v tabulce Položek byla rovna hodnotě všech záznamů v tabulce Plateb.
Další důležitá věc souvisí s měnou účtu. Záznamy v tabulce Položek mají vždy měnu účtu -> hostovi tedy nelze služby hotelu účtovat jinak, než v měně účtu. Ale pro tabulku plateb toto neplatí. Host Vám může zaplatit v libovolné měně jak můžete vidět na příkladu níže.
Obě tabulky mají stejné ovládací prvky.
Tlačítko + slouží k přidávání záznamů, ikona odpadkového koše pro mazání záznamů a tlačítko s tužkou pro úpravu záznamů. Aby záznam šel smazat nebo upravit, je potřeba nejdříve v libovolném místě označit daný záznam. Zvolený záznam se zvýrazní zeleně jako na obrázku což nám indikuje, že ho můžeme upravovat.
Pozor, záznamy s již vytvořeným dokladem nelze smazat ani upravit. Místo toho je nutné vystavit tzv. opravný daňový doklad.
