Faktury za platbu

Podrobně popsaný manuál pro tvorbu faktur v Siesta Extranetu.

Obecné

Faktury je ideální využít v momentě, kdy Vám host platí na recepci, nebo jste zrovna stáhli peníze z jeho kreditní karty. Peníze už jste obdrželi a potřebujete pouze vystavit doklad o proběhlé transakci. Pokud Vám host zaplatil zálohu, doporučujeme raději vystavit zálohovou fakturu a konečnou fakturu až v okamžiku doplatby (Jak vytvořit zálohou fakturu se dozvíte na konci této sekce).

Ze všeho nejdříve je potřeba mít připojen a nastaven modul Vyfakturuj. Návod najdete níže.

Vyfakturuj

Vytvoření faktury

1. Fakturu tvoříme v okamžiku kdy host platí, nebo jsme zrovna stáhli peníze přes platební terminál. Na účtu rezervace stačí kliknout na tlačítko “Fakturace”.

1. Nejdříve se Vám otevře malé okno pro zvolení měny faktury. Pokud bude měna dokladu stejná, jako měna účtu, nic dalšího nemusíte vyplňovat a jen potvrdíte výběr "fajfkou". Jestliže budete chtít vystavit doklad na jinou měnu, než je měna účtu, můžete upravit i směnný kurz. Siesta Vám standardně nabídne aktuální kurz ČNB. Dále Vám nabídne zda fakturu chcete vystavit na firmu nebo na osobu (rezervaci).

2. Volby je vždy nutné potvrdit "fajkou"

1. Jakmile to uděláte zobrazí se Vám okno pro tvorbu faktury. Většina polí na faktuře nepotřebuje další vysvětlení. Komplikovanější ovládací prvky jsou vysvětleny pod obrázkem. Nicméně pokud Vám host platí kartou nebo v hotovosti, většinou stačí jenom:

• zkontrolovat předvyplněné údaje

• nastavit správný typ platby

• nastavit jazyk v jakém bude faktura vystavena

1. Pak můžete fakturu ihned uložit a máte hotovo!

Údaje na faktuře

V první okně ponecháme pojem Faktura.

Směnný kurz je kurz faktury oproti měně účtu hosta. Změnit se dá taktéž jazyk faktury.

Pokud vyplníme Datum uhrazení, faktura se považuje za uhrazenou.

V políčku Typy platby máme několik možností pro typy platby. Pro variantu hotově a platební karta je tlačítko "Založit platbu společně s fakturou" přepnuto na Ano a datum uhrazení bude též automaticky vyplněno.

Pokud zvolíte typ platby bankovní převod, tlačítko "Založit platbu společně s fakturou" se přepne na Ne a datum uhrazení bude automaticky prázdné.

Pokud je tlačítko ve stavu Ano, tak společně s fakturou se založí i platba v tabulce Plateb, pokud však platbu vytvořit nechcete, stačí přepnout na Ne a platbu můžete přidat dodatečně. V kalendáři pak vidíte, že Vám účet svítí buďto zeleně (založit platbu společně s fakturou Ano) nebo černě (založit platbu společně s fakturou Ne)

Pomocí políčka "Pokladna" se vybírá pokladna pro funkci Kasa.

Pomocí "Číselné řady" můžete vložit číselnou řadu, pod kterou se doklad zařadí.

Políčko "Text před položkami faktury" je možné využít, pokud host vyžaduje fakturu na firmu a větu "Fakturujeme Vám za pobyt hosta..".

V černé tabulce níže se zobrazí automaticky všechny naúčtované položky na účtě hosta, které nemají doklad. Kliknutím na křížek se položka odstraní z faktury. Kliknutím na tužku naopak můžete změnit popisek položky.

Jak opravit existující fakturu?

Jak všichni dobře víme, na recepci bývá někdy hodně rušno a ve spěchu člověk snadno udělá chybu. Fakturu lze v Siestě opravit dvěma způsoby:

Upravení faktury přes tlačítko "Upravit"

1. Pro upravení faktury si stačí zobrazit detail faktury a kliknout na tlačítko “Upravit”.

POZOR: tlačítko STORNOVAT používáme pouze pro zálohové faktury. Pokud chceme smazat již existující fakturu musíme vytvořit Opravný daňový doklad.

1. Otevře se Vám stejná obrazovka, jako kdybyste vytvářeli novou fakturu. Zde stačí upravit potřebné údaje, uložit změny a máte hotovo!

Můžeme upravovat jen některé informace jako jsou jméno, adresu, typ platby, datum vystavení atd. Nemůžete upravovat výši částky, dph, měnu.

Vystavení opravného dokladu a následně vytvoření faktury nové

Pokud potřebujeme upravit výši DPH, výši částky nebo měnu. Musíme postupovat následovně:

1. Nejdřív vytvoříme pro fakturu s chybnými údaji opravný daňový doklad. Vystavuje se opět z obrazovky pro detail faktury, kliknutím na poslední možnost - tlačítko “Opravný daňový doklad”. Na opravném daňovém dokladu můžeme změnit pouze data a to za překdpokladu, že opravný daňový doklad vytváříte v jiném dni než fakturu, kterou chcete opravit. Jinými slovy data se na opravném daňovém dokladu musí účetně shodovat s původní fakturou.

1. Poté akci uložíte kliknutím na fajfku a pomocí navigace na spodní liště se vrátíte zpět na účet.

Opravný daňový doklad se Vám ukáže v detailu účtu pod existujícími fakturami viz obrázek níže. Vidíme, že zde máme fakturu 20241126, ke které byl vytořen opravný daňový doklad a tím byla faktura plně dobropisována a následně vytořena faktura nová 20241177.

1. Když máme vytvořený opravný daňový doklad účet hosta nám opět svítí červeně (neuhrazeno) nebo v případě, že má host uhrazenu zálohu tak svítí žlutě (částečně uhrazeno). Pokud jsme hostovi naúčtovali špatnou částku nebo DPH opravíme tyto položky přímo na účtu hosta, uložíme a fakturu vystavíme znovu přes tlačítko "Faktura"

Pozor! pokud máme na účtě hosta již vystavenou a uhrazenou zálohovou fakturu musíme kliknout místo na tlačítko "Faktura" na "Konečná faktura" (najdeme ho dole vedle Záloh), abychom nevyúčtovali znovu celou částku a neměli tak na účtě přeplatek.