Zálohové faktury
Intuitivní návod pro tvorbu zálohových faktur.
Last updated
Intuitivní návod pro tvorbu zálohových faktur.
Last updated
V předchozí části návodu jsme popsali, jak v Siesta Extranetu evidovat faktury za přijaté platby. Nyní popíšeme, jak v Siesta Extranetu spravovat zálohy. Spravování záloh je o něco složitější, než evidence faktur. Proto, pokud ve Vašem zařízení pracujete se zálohami, doporučujeme se nejdříve detailně seznámit s fungováním běžných faktur za přijaté platby a teprve poté se učit evidovat zálohy. Jinak se může stát, že návod pro práci se zálohovými fakturami pro Vás bude příliš obtížný.
Pokud chcete od hosta vybrat zálohu za rezervaci, stačí nyní provést několik jednoduchých kroků.
Na účtu rezervace si vytvořte položku za ubytování (pokud ještě není vytvořena), případně další položky, za které chcete vybrat zálohu od hosta.
Otevřete účet rezervace a klikněte na tlačítko “Přidat zálohu”, které otevře dialogové okno Přidání zálohy.
V dialogovém okně pro přidání zálohy vyberte položky, na které chcete vystavit zálohu. V našem případě, máme pouze jednu položku a to je ubytování. Pokud budete mít na účtě více položek a žádnou nevyberete, systém vytvoří zálohu na všechny položky rovnoměrně.
Nastavte požadovanou výši zálohy. Při nastavování výše zálohy máte na výběr
buď zvolit výši zálohy v % z původních položek. V okně "V procentech původní ceny" zvolíte pouze výši procent. V našem případě je to 50% záloha.
Můžete zvolit i vlastní částku. Tato možnost je dostupná když zaškrtnete "Sloučit do jedné zálohy/nastavit vlastní" ANO. Do pole "Vlastní výše zálohy" napíšete částku. V našem případě je to 20.000,- Kč.
Jakmile jste s nastavením spokojeni, klikněte na uložit. Záloha se eviduje na účtě zvlášť v tabulce “Zálohy”. My jsme zvolili první způsob a přidali jsme zálohu ve výši 50% z celkové částky za ubytování.
Jakmile máte připravené položky zálohy, na které chcete vystavit fakturu, stačí kliknout na tlačítko “Zálohová faktura”. Vyberete měnu ve které chcete fakturu vystavit.
Dále je již postup identický s vytvářením ostatních typů dokladů s tím rozdílem, že jako typ dokladu je automaticky zvolena zálohová faktura a nelze to nijak změnit. V okně pak můžete doplnit údaje o hostu. Datum, způsob platby atd.
V okamžiku kdy akci uložíte, vytvoří se zálohová faktura, kterou můžeme přes tlačítko "Poslat emailem" zaslat hostovi, můžeme si jí stáhnout, vytisknout atd. Po uhrazení zálohové faktury hostem si zobrazíme účet rezervace, kde v části "Faktury" zálohovou fakturu dohledáme.
Otevřeme si její detail a klikneme na "Uhradit".
Vyplníme údaje o platbě. Tím vznikne daňový doklad, který bychom hostovi měli správně zaslat jako doklad o provedení transakce. Doklad slouží především pro Vaše účetní.
Když se spletete, dáte špatné datum nebo způsob úhrady, můžete akci zopakovat tím, že úhradu zrušíte a postupuje znovu. Jak také vidíte na obrázku, po zadání úhrady si můžete rovnou zobrazit i daňový doklad kliknutím na "Přejít na příjmový doklad" (pozn. k demonstraci používáme demo systému se starým názvoslovím. Vy budete mít v Extanetu políčko "Přejít na daňový doklad")
Nakonec na účtě vidíte již vytvořenou zálohovou fakturu s úhradou a doklad.
Protože má rezervace nyní kromě naúčtované položky za ubytování nově i platbu, změnil se stav účtu na detailu rezervace a zároveň rezervace v kalendáři svítí žlutě, což označuje částečně uhrazenou platbu.
Poté, co host přijede a odbydlí, Vy mu vytváříte konečný doklad. Místo tlačítka faktura zvolíte tlačítko “Konečná faktura”. Tento krok je nutný! Protože systém automaticky zpracuje všechny předchozí transakce a vystaví hostovi doklad správným způsobem.
Na konečné faktuře bude uvedena původní cena rezervace (aj. služeb), vyúčtování zálohy a konečný doplatek. Pokud u hosta, kterému jste vystavili zálohovou fakturu, zvolíte tlačítko "Fakturace" místo "Konečná faktura" musíte si sami ohlídat, aby doklad splňoval všechny zákonné požadavky!
Pokud obdržíte z Booking.com nebo jiného prodejního kanálu nestornovatelnou rezervaci, za kterou chcete vybrat peníze, můžete zvolit funkci předplatba. Důvodem ke vzniku této funkce je skutečnost, že pokud je provozovatelem hotelu právnická osoba, tak:
DPH (daň z přidané hodnoty) platí zařízení už v okamžiku, kdy dostane peníze za rezervaci
Daň z příjmu platí zařízení až v okamžiku, kdy je rezervace odbydlena (tedy klidně o rok později)
Kvůli tomuto časovému rozlišení jsme připravili funkci přeplatby.
Přijde nová rezervace z prodejního kanálu. Tyto rezervace již mají vytvořený účet a položku za ubytovací služby. V tomto stavu můžeme buď okamžitě pokračovat v předplatbě, nebo si účet upravíme dle potřeby (např. rozdělíme položku ubytování na položku snídaně a ubytování).
Kliknutím na tlačítko “Přidat zálohu” zvolíme, na které položky na účtě chceme připravit předplatbu. Položky necháváme v původní výši a jen uložíme. Tento krok je stejný jakou u vytváření zálohové faktury.
Poté stáhneme peníze z platební karty přes terminál. Pokud se to nepodaří, dále nepokračujeme a pouze ohlásíme neplatnou platební kartu (pro kanál Booking.com lze přímo ze Siesta Extranetu, u ostatních je potřeba přihlásit se přímo do uživatelského rozhraní daného kanálu) Pokud se peníze z kreditní karty podaří úspěšně stáhnout, pokračujeme dále.
Klikneme na tlačítko “Předplatba”, které funguje stejně jako tlačítko fakturace až na pár drobných rozdílů.
Typ dokladu u předplatby je automaticky daňový a nelze ho měnit. Automaticky se volí i číselná řada dokladu a výchozím typem platby je platební karta.
Jakmile máme doklad připraven, uložíme. Doklad můžeme zaslat hostovi, nebo si jej jen uchováme pro účetní.
Jakmile host přijede a odbydlí pobyt, tak mu opět vystavujeme doklad přes tlačítko “Konečná faktura”. Siesta Extranet opět automaticky nastaví všechny potřebné parametry položek tak, jak to ukládá zákon. Dokladu jen upravíme hlavičku dle potřeby a můžeme uložit a vytisknout.
Při dodržení tohoto postupu bude z účetního reportu snadno poznatelné, z jakých položek se platí DPH a ze kterých se platí daň z příjmu.
