Pokladny a Směny
V tomto procesu se dozvíte, jak pracovat se směnami a pokladnou v Siesta Extranetu.
Last updated
V tomto procesu se dozvíte, jak pracovat se směnami a pokladnou v Siesta Extranetu.
Last updated
Funkce Pokladna slouží ke sledování finančních toků v ubytovacím zařízení. Umožňuje snadno evidovat všechny peněžní transakce na směnách recepčních. Jakmile recepční jednou svojí směnu ukončí a předá druhému, nelze již směnu jakkoliv dodatečně měnit. Tím se vyvarujete jakémukoli způsobu "podvádění".
Pokud o požívání Pokladny máte zájem, doporučujeme kontaktovat naší technickou podporu, která Vám pokladnu nastaví.
Nejdříve si vytvořte pokladnu v Menu po levé straně -> Aplikace -> Nastavení -> Pokladny, tlačítkem "Přidat pokladnu".
Vyplňte název a pomocí tlačítka "Přidat typ platby" zvolte, které typy bude pokladna přijímat a evidovat.
Dále musíte vyplnit ID platební metody ve fakturačním aplikaci Vyfakturuj, se kterou typ platby v pokladně spárujeme. Každé pokladně lze přidat více typů plateb, ale pro lepší přehled je vhodnější, aby každá pokladna přijímala pouze jeden typ platby.
Založením pokladny vzniká první “směna”, která hospodaří s pokladnou. Fungování směn podrobně popíšeme v následující části návodu.
Nejdříve je nutné do pokladny vložit počáteční vklad. Pro vložení počátečního vkladu je vhodné si ještě nastavit tzv. Typy pohybu (v extranetu existují 4 výchozí typy pohybu - 2 pro platbu a stornování platby od hosta a 2 pro manko/přebytek na pokladně). Abyste mohli přímo do pokladen vkládat platby (nebo naopak z pokladen vybírat peníze), je potřeba nastavit další typy pohybu.
Typ pohybu nastavíme v Menu na levé straně -> Aplikace -> Nastavení -> Typy pohybu. Klikněte na tlačítko “Přidat pohyb.” Pak stačí zadat název pohybu a jestli se jedná o výdaj nebo příjem.
Aby stav pokladny v Extranetu odpovídal stavu pokladny ve skutečnosti, je nutné vložit vklad.
Vklad vložíme na Menu na levé straně -> Recepce -> Pokladna (nebo Management -> Pokladna) pomocí tlačítka "Přidat pohyb".
Zvolte pokladnu, které se pohyb týká. Dále Měnu, Typ platby a Typ pohybu. Do pole hodnota napíšeme částku, kterou do pokladny vkládáme. Vše uložíme vpravo nahoře.
Aby bylo povinné vybrat pokladnu při zaznamenávání plateb je nutné toto nastavit.
V Aplikace -> Nastavení -> Typy plateb, po rozkliknutí plateb, které chceme evidovat přes pokladnu, přepněte tlačítko "Pokladna" Ano.
Do pokladny můžeme vstoupit buďto přes Menu po levé straně -> Management -> Pokladny.
V levé části vidíme všechny aktivní pokladny. Na přehledu vidíme, že v pokladně je v současnosti několik typů plateb s různými částkami. V pravé části obrazovky pak vidíme informace o směnách.
Na obrazovce “Přehled ” klikneme na aktivní směnu, nebo se přepneme na druhou záložku směny a zde znova klikneme na směnu, se kterou chceme pracovat.
V horní levé části si můžeme nastavit filtry, pomocí kterých si lze zobrazit jenom některé transakce provedené v průběhu směny. Všechny transakce provedené v dané směně se zobrazují v levé části dole. V pravém horní části je k dispozici přehled o směně. Ve sloupci “Stav pokladny” je vidět aktuální stav financí v jednotlivých měnách.Ve sloupci “Stav směny” je vidět výsledný celkový stav směny - kolik peněz bylo přijato v průběhu směny.
Pro uzavření a předání směny klikneme na tlačítko “Uzavření směny.” Během uzavírání je třeba zvolit v dalším okně uživatele, který směnu přebere.
Nejdůležitější je překontrolovat stav financí v pokladně. Pokud stav v reálné pokladně odpovídá stavu pokladny v Siesta Extranetu, tak je vše v pořádku a není potřeba dalších úprav.
Pokud se stavy pokladen liší, je potřeba stav pokladny v Extranetu upravit. Stav reálné pokladny zapíšeme do sloupce “Pokladna - skutečnost”. Siesta Extranet spočítá výši manka či přebytku.
Jakmile je v Siesta Extranet pokladně evidovaný skutečný stav pokladny, uzavřeme směnu kliknutím na tlačítko “Uzavřít směnu”.
Pozor! Akce "Uzavřít směnu" je nevratná! Jakmile je směna uzavřena, nelze jí dodatečně upravit. Stejně tak nelze dodatečně upravit jakoukoliv platbu, která je evidována na uzavřené směně.
Historie směn je dostupná ze záložky směny. Aktivní směna je označena žlutým nápisem “Aktivní”. Stav označuje, zda byla směna předána v pořádku a bez rozdílu. Pro více informací o směně stačí kliknout na směnu, která nás zajímá.
Kliknutím na pokladnu si pak můžeme zobrazit historii všech transakcí dané pokladny. Obrazovka je rozdělena do tří částí:
V levé horní části máme k dispozici filtry pro filtrování transakcí.
V levé dolní části jsou všechny transakce, které byly do pokladny zaevidovány.
V horní pravé části pak vidíme celkový stav pokladny rozdělený podle měn a typů plateb.
Přidat transakci do směny lze dvěma způsoby:
Přes tlačítko "Přidat pohyb" na obrazovce “Přehled pokladen”
Druhý, častější způsob, který je víceméně automatický - do směny se samy zapíšou veškeré vytvořené platby v okamžiku kdy při tvorbě platby na účtu zvolíme pokladnu a platbu uložíme.
Stejný způsob uplatníme při tvorbě faktury. Pokud společně s fakturou chceme automaticky založit platbu, tak na obrazovce nové faktury vybereme pokladnu.
Pokud platbu za fakturu obdržíme až dodatečně po jejím vystavení (třeba v okamžiku kdy děláme zálohovou fakturu a na konečnou platbu čekáme) tak pokladnu vybereme na obrazovce “Údaje k platbě”, která se zobrazí v momentě, kdy na již existující faktuře kliknete na tlačítko “Uhradit”.
Pokud jste náhodou zadali špatně platbu u hosta, nebo pohyb do pokladny, lze je opravit, ale jen pokud jste neuzavřeli směnu. Můžete chybu opravit přes ikonku tužky v přehledu pohybů dané pokladny. Na této obrazovce můžete upravit libovolné parametry pohybu.
Pro opravení platby hosta (částku, sazbu DPH, měnu ) musíte upravit parametry platby na účtech hosta u rezervace.
Pokud je platba už spojená s fakturou, čili faktura už byla vystavena nelze parametry platby změnit. Jediné co můžete upravovat jsou náležitosti faktury (jméno odběratele, datum uhrazení nebo popisky fakturovaných položek).
Pro změnu částky, sazby DPH nebo měny musíte nejdříve vystavit opravný daňový doklad, který automaticky vygeneruje zápornou platbu v pokladně. Poté opravíte parametry na účtu hosta a následně vystavíte novou fakturu.
Pozn: faktury nikdy nestornujte. Vždy vytvářejte opravné daňové doklady. Stornovat můžete pouze zálohové faktury.
